Termine, Termine, Termine: Praktische Tools für die leichtere Koordination

Termine, Termine, Termine: Praktische Tools für die leichtere Koordination

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Termine vereinbaren gehört zu den alltäglichen Aufgaben in der Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant und kann einen doch manchmal zur Verzweiflung bringen. Als Beraterin kann ich davon ein Lied singen.

Vor allem, wenn Mandanten um Termine bitten. Statt direkt anzurufen – was nach wie vor der einfachste Weg ist – wird schnell mal eine Mail oder WhatsApp geschrieben und um einen Termin gebeten oder gleich ein Terminvorschlag gemacht. Der passt dann für den Steuerberater nicht, es erfolgt ein Alternativvorschlag und schwupps hast Du nicht gesehen ist das Ping-Pong-Spiel eröffnet. Wenn dann noch mehrere Beteiligte betroffen sind, ist es umso aufwendiger alle unter einen Hut zu bringen. Und schnell macht sich Frust breit, weil es mindestens drei Anläufe braucht bis der Termin steht.

Deshalb erhalten Sie heute meine persönlichen Praxis-Tipps:

Für die Abstimmung eines Eins-zu-Eins Termines ist die althergebrachte Methode des 20. Jahrhunderts nach wie vor zu empfehlen: Telefonieren, freie Termine abgleichen und eintragen – vorausgesetzt beide Beteiligte oder deren Sekretariate haben Zugriff auf den Kalender.

Analoger Tipp deshalb an dieser Stelle: stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter auf Ihren Kalender zugreifen und für Sie Termine vereinbaren können.

Digitaler Termin-Tipp Nummer 1:

Ist das nicht der Fall oder sind mehrere Personen betroffen, gibt es den vielen bereits bekannten Klassiker Doodle.

Ein Online-Kalendertool, mit dem Sie eine Terminumfrage an beliebig viele Teilnehmer mit beliebig vielen Terminalternativen erstellen können. Die Beteiligten setzen Häkchen bei all den Terminen die für sie passen und Sie erhalten den oder die Termine mit Übereinstimmung.

Digitaler Termin-Tipp Nummer 2:

Die nächste Stufe der vereinfachten Terminvereinbarung sind Online-Buchungssysteme wie Terminpilot, etermin oder timify.

Funktionen und Preise sind relativ vergleichbar. Ich habe mich für Timify entschieden, Optik und Bedienerfreundlichkeit haben mich hier besonders angesprochen – auch wenn die Synchronisation mit meinem Outlook-Kalender erst in ein paar Wochen funktionieren wird.

Das Buchungssystem kann sowohl auf die Webseite – als Beispiel siehe www.kanzlei4you.com – als  auch auf Facebook eingebunden werden. Das praktische daran: nachdem die von mir gewählten freigegebenen Zeiten eingetragen sind, können Interessenten und Mandanten über meine Webseite direkt Beratungsbausteine buchen oder einen Kennenlern-Termin vereinbaren. Alles läuft automatisiert bis hin zur Terminerinnerung und die Kunden sehen, welche Termine zur Verfügung stehen.

Für die Durchführung von Online-Beratung nutze und empfehle ich übrigens GoToMeeting, das Florian Gößmann-Schmitt schon in einem Blogbeitrag beschrieben hat.

Und die Steuertermine? Digitaler Termin-Tipp Nr. 3

Als Unternehmerin muss ich natürlich auch meine eigenen Steuertermine im Blick haben. Die Termine für die ESt-VZ kann ich mir dabei gerade noch merken, die GewSt-VZ habe ich auch schon mal vergessen. Und ich gestehe, jedes Quartal habe ich aufs Neue nachgeschaut oder beim Steuerberater angerufen, wie hoch der Betrag ist. Möglicherweise haben Sie auch Mandanten, die gerne erinnert werden wollen. Der Aufwand, das individuell per Mail oder telefonisch zu machen, steht allerdings in keinem Verhältnis. Andererseits ist es ein hilfreicher Service, der von Mandanten wie mir durchaus geschätzt wird.

Seit Kurzem freue ich mich deshalb über einen neuen Service meines Steuerberaters: die Taxtime-App. Damit erhalte ich eine Übersicht aller fälligen Steuerzahlungen und Erinnerungsfunktion, wann ich überweisen muss oder nachrichtlich wann der Einzug erfolgt. Somit habe ich auch meine Liquidität besser im Blick und weiß wann wie viel abgebucht wird. Das mag für Sie als Steuerberater banal und selbstverständlich klingen, für mich ist es eine wirkliche Hilfestellung.

Die digitale Welt erleichtert in vielen Bereichen die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant. Nutzen Sie diese Möglichkeiten, um Ihren Mandanten einen noch besseren Service zu bieten.


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