Professionelle Online-Konferenzen in der Kanzlei: Wie wir davon profitieren

Professionelle Online-Konferenzen in der Kanzlei: Wie wir davon profitieren

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Die Lebens- und Kommunikationsgewohnheiten meiner Mandanten und Mitarbeiter haben sich durch die Digitalisierung stark gewandelt.

Die Mandanten wünschen sich bei konkreten Fragen einen immer “direkteren” Draht in die Kanzlei – aber das Telefon reicht oftmals nicht: Denn wenn man Mandanten gleich im Gespräch auch etwas zeigen könnte, ließen sich viele Sachverhalte sofort viel besser erläutern.

Gerade bei der überregionalen Betreuung von Mandaten kann das sehr hilfreich sein. Und damit können auch weit entfernt liegende Mandate ohne Sorge darüber, ob die Betreuung aus der Entfernung auch vernünftig klappt, akquiriert werden.

Aber auch wenn Mandanten direkt “um die Ecke sitzen”, könnte viel Zeit und Geld gespart werden: Denn selbst bei Mandanten im Umkreis von 20 km kommt schnell eine Stunde pro Termin zusammen.

Wichtig ist natürlich, dass es den Mandanten schnell und einfach gelingt, eine Besprechung einzuberufen bzw. daran teilzunehmen.

Bei den Mitarbeitern wird das Thema Homeoffice immer wichtiger. Und je besser die Anbindung an die Kanzlei ist, desto effizienter und flexibler kann das Homeoffice genutzt werden: Im besten Fall ist es dann so, als ob die Mitarbeiter in der Kanzlei aus dem Homeoffice wie “im Büro nebenan” ansprechbar wären.

Da rund ein Drittel unserer Mitarbeiter inzwischen regelmäßig im Homeoffice arbeiten, war genau hierfür eine Lösung gefragt – und damit das Potenzial bietet, den Mitarbeitern in Bezug auf das Homeoffice noch mehr Freiräume zu verschaffen.

Die Idee: Tools für Online-Konferenzen

Letztlich geht es darum, die Fernkommunikation wie ein persönliches Treffen zu gestalten. Deshalb habe ich mich nach Tools umgesehen, mit denen ich unkompliziert professionelle Online-Konferenzen organisieren kann.

Gerade für Mitarbeiter im Homeoffice kann dies wertvolle Dienste leisten: Über die Bildschirmfreigabe kann der Homeoffice-Mitarbeiter leicht sein Problem “zeigen” und mit den Kollegen oder dem Chef eine Lösung finden. Das Versenden mehrerer Mails entfällt damit – und so bleibt ein effizienter Workflow auch im Homeoffice erhalten.

Das gilt natürlich auch für die Betreuung der Mandanten!

Viele Anbieter – und das Beispiel “GoToMeeting”

Natürlich gibt es bereits einige Lösungen: Office 365 mit Skype for Business Online, Facetime, WebEx von Cisco oder auch StarLeaf.

Da ich in meiner Kanzlei eine Cloud-Lösung von Citrix einsetze, lag die Wahl der Software “GoToMeeting” aus dem gleichen Haus recht nahe.

Wie sämtliche webbasierte Anwendungen ist “GoToMeeting” nicht an bestimmte Endgeräte oder Betriebssysteme gebunden. Egal, ob Sie oder Ihr “Gesprächspartner” Mac, PC, Chromebook, iOS- oder Android-Geräte nutzen.

Bereits bei der Planung eines Meetings kann ich in “GoToMeeting” festlegen, ob ich bzw. die Teilnehmer die Audio- und Videofunktionen Ihres PCs oder eine Festnetznummer nutzen – oder beides.

Die Aufschaltung auf meinen Bildschirm bzw. den des Gesprächspartners ist ebenfalls unkompliziert.

Zudem kann ich über eine permanente Meeting-URL einen persönlich gestalteten Konferenzraum einrichten. Diesen Raum oder vielmehr den Link kann ich fest in meine E-Mail-Signatur oder die Homepage integrieren. So kann ich mich z. B. mit meinen Mandanten wesentlich schneller “ad-hoc” treffen.

Fazit

Online-Konferenz-Tools sind für mich echte “Zeitbringer”. Richtig eingesetzt, schaffen sie einen hohen Mehrwert für die Mandanten(an)bindung und die Kanzleiorganisation.

Wie gesagt gibt es mittlerweile zahlreiche Angebote und auch Lösungen, die man langfristig im Auge behalten sollte. Schauen Sie sich ruhig um und probieren Sie unterschiedliche Angebote aus – und starten Sie in die Digitalisierung!

 

 


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4 Responses

  1. Sehr interessante Variante. Wegen der DSGvo haben wir derzeit davon Abstand genommen, da noch nicht geklärt werden konnte wo bei den Anbietern die Daten gehostet werden. Nach unserer Kenntnis sämtlich außerhalb von D und damit für uns nicht anwendbar. Sollten wir da einem Irrtum unterliegen wären wir für einen Hinweis dankbar.

  2. digital | steuern Redaktion

    Hallo Frank A., vielen Dank für Ihren Beitrag.
    Wir haben für Sie mit Herrn Gößmann-Schmitt und GoToMeeting Ihr Anliegen besprochen. Die Antworten finden Sie im Folgenden:
    “Sofern Sie von Deutschland aus auf das Tool zugreifen, werden die Daten auch nur in Deutschland (Frankfurt) gehostet. GoToMeeting hostet zwar global Daten, die internationalen Server greifen jedoch lediglich im Falle eines Serverausfalls in Europa,”
    Zudem erfolgt keine Aufzeichnung der Ton- und Bilddaten, da es sich hierbei u.U. um sensible Daten handeln kann. Die einzige Pflichteingabe ist das Namensfeld, es wird keine E-Mail-Adresse benötigt. Gespeichert werden statistische Daten.
    Das Problem DSVGO lässt sich u.E. entweder durch das Einholen einer ausdrücklichen Einwilligung beim Mandanten oder über den Abschluss einer ADV-Vereinbarung lösen.

    Weiteres zum Datenschutzniveaus des Anbieters lässt sich hier vertiefend nachlesen:
    https://assets.cdngetgo.com/25/40/3c77ef574320bfc63f6686199928/545de-gotomeetin-gotowebinar-gototraining-die-sicherheit-der-logmein-webkonferenzloesungen-whitepaper-lmi.pdf

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