Wie uns der Einstieg in die Digitalisierung gelungen ist – und was wir und unsere Mandanten davon haben

Wie uns der Einstieg in die Digitalisierung gelungen ist – und was wir und unsere Mandanten davon haben

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In unserer Kanzlei begann die Digitalisierung vor über zehn Jahren mit dem Thema „überbordende Archive“ – und der konkrete Einstieg mit der Entscheidung, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzurichten.

Einfach mal anfangen…

Mit der digitalen Archivierung begannen wir „ganz einfach“ so: Alle neu produzierten Datenbestände als auch die neu eintreffende Eingangspost wurden (und werden) seitdem vollständig und durchgängig gescannt.

Die bereits bestehenden Papierablagen haben wir dabei aber nicht komplett digital nachverarbeitet, sondern blieben weiterhin als Papier in den Schränken. Aber bei Bedarf werden natürlich auch von dort Akten bzw. Teile daraus (typischerweise Dokumente aus der Dauerakte) nachträglich dem DMS zugeführt.

Neue Unterlagen kommen nur noch im absoluten Ausnahmefall ausschließlich ins Papierarchiv.

Über 30% unserer Archivschränke sind dadurch mittlerweile überflüssig geworden: Denn alte Unterlagen wurden nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen entweder entsorgt oder auf Wunsch auch dem jeweiligen Mandanten für seine eigene Archivierung übergeben.

Der nächste Schritt: Mit DATEV Unternehmen online…

Nach den ersten zwei bis drei Jahren gingen wir einen Schritt weiter – und zwar mit der Frage: Wo können wir bei unseren Mandanten mit unseren Erfahrungen einen Mehrwert schaffen und sie dann auch beratungsmäßig begleiten, um uns damit für die Zukunft eine weitere Honorarquelle zu erschließen?

Seinerzeit kam mit DATEV Unternehmen online ein Angebot auf den Markt, das auf die Verzahnung der Kanzleiprozesse mit denen beim Mandanten abzielte. Das wollten wir unbedingt nutzen!

…von der eigenen Kanzlei…

Zunächst haben wir DATEV Unternehmen online ausschließlich in der Kanzlei eingesetzt. Denn nur ganz konkret anhand eigener Erfahrungen wollten wir unseren Mandanten praktikable Lösungswege aufzeigen, wie eine digitale Lösung bei der Prozessoptimierung unterstützen kann.

Eine reine Benennung der möglichen Vorteile hätte nach unserer Erfahrung nicht ausgereicht: Viel wichtiger ist es, den Mandanten klare Handlungsempfehlungen zu geben und ihnen die zu erwartenden Vorteile konkret aufzuzeigen. Alles andere führt nach unserer Überzeugung nur dazu, dass Mandanten auf selbst recherchierte und installierte Lösungen setzen – die im schlimmsten Fall aber die Zusammenarbeit erschweren, wenn die gewählten Lösungen inkompatibel mit den Kanzleisystemen sind.

…hin zum Mandanten

Recht schnell konnten wir mehrere Mandanten davon überzeugen, dass eine Anbindung mit DATEV Unternehmen online für alle Beteiligten vorteilhaft ist. Geholfen hat hier nicht zuletzt unser Angebot, sie bei auftretenden Fragen und Problemen auch im Wege einer Aufschaltung auf einen Rechner zu begleiten und zu beraten.

Dies ging – und geht nach wie vor – in den allermeisten Fällen auch einher mit einer von uns erbrachten organisatorischen Beratung für die Mandanten: Hier werden die bestehenden Arbeitsweisen untersucht um herauszufinden, ob und wie auf deren Basis ein schlanker, zukunftsorientierter Prozess für die digitale Zusammenarbeit eingerichtet werden kann.

Beim Mandanten: Neue Freiräume statt Ablage

Es hat sich gezeigt, dass bei vielen Mandanten die bisher vorherrschende ordnerbasierte Ablage ein erheblicher Kostenfaktor ist und vor allem eine Produktivitätsbremse darstellt.

Hier gilt es, dem Mandanten durch Aufzeigen besserer Prozesse zu größeren Freiräumen für sein eigentliches Geschäft und neue Geschäftsfelder zu verhelfen. Aber gleichzeitig dem Umstand Rechnung zu tragen, dass bis heute keines unserer Mandate mit tatsächlich „ersetzendem“ Scannen arbeiten will.

In einfach gelagerten Fällen kann dies schon dadurch erreicht werden, dass beim Mandanten die Originalbelege einfach in Ablagekartons gelegt werden, um den viel teureren Prozessschritt der “filigranen” Ordnerablage zu vermeiden. Damit der Originalbeleg bei Bedarf schnell wiedergefunden werden kann, sollte er vor oder während dem Scanvorgang mit einer Pagina versehen werden. Damit wird der Weg zum abgelegten Original – sprich den richtigen Ablagekarton – schnell geebnet.

Der Stand heute

Praktisch kein von uns neu aufgenommenes Mandat wird heute noch in althergebrachter Papierform betreut. Vielmehr suchen alle neu hinzutretende Mandanten die digitale Zusammenarbeit.

Und bei etlichen „Interessenten“ ist die Frage nach der digitalen Zusammenarbeit auch direkt die erste, die gestellt wird.

Mit dem oben skizzierten Dienstleistungsansatz finden wir dann auch meist schnell Anklang.

Andererseits könnten wir ohne die digitalen Schnittstellen etliche unserer in weiter Entfernung beheimateten Mandanten nicht mehr adäquat betreuen.

Fazit und Ausblick

Nach mehr als zehn Jahren eigener Beschäftigung mit dem Thema „Digitalisierung“ nimmt dies immer mehr und schneller Fahrt auf – und wird sich nach unserer Auffassung stark hin zu ausschließlich digitalem Belegfluss (d. h. ohne den heute noch vielfach erforderlichen Schritt des Scannens) fortentwickeln. Man kann gar nicht früh genug beginnen, sich darauf vorzubereiten.

Wenn die Kanzleien zusätzlich ihre Angebote, die Mandanten bei der Digitalisierung zu begleiten, stetig ausbauen und weiterentwickeln, kann dies sicherlich dazu beitragen, auch weiterhin in dem „im Umbruch stehenden Beratermarkt“ wirtschaftlich erfolgreich zu bestehen.

Wer als Berater da nicht mitziehen will, dürfte es hingegen in Zukunft zunehmend schwerer haben, sich mit seinem Dienstleistungsangebot zu behaupten.

Unabdingbar ist dabei sicher auch die eigene Vorbefassung mit der Thematik, denn gerade die jüngeren Unternehmermandate erkennen schnell, ob die Aussagen und Empfehlungen des Beraters eigener Erfahrung entspringen oder nicht…


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