Digitalisierte Belegverwaltung: Jetzt durchstarten, um die Zukunft erfolgreich zu nutzen!

Digitalisierte Belegverwaltung: Jetzt durchstarten, um die Zukunft erfolgreich zu nutzen!

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Airbnb, Uber und andere als “disruptiv” bezeichnete Geschäftsmodelle sind Beispiele dafür, wie sich die Gesellschaft und Wirtschaft in einer digitalen Zukunft immer weiter verändern werden. Mit der digitalen Transformation stehen auch die Kanzleien vor einem der größten Veränderungsprozesse. Ob jüngst der Umsatzsteuerservice von Amazon, die Steuererklärungsplattform Taxbutler oder der Buchhaltungsbutler – im Umfeld der Steuerberatung und Deklaration gibt es derzeit nahezu monatlich neue Services.

Auch Steuerkanzleien werden in nicht allzu ferner Zukunft technische Lösungen nutzen können, durch die Kanzleiprozesse immer effizienter automatisiert werden können – aber auch für bereits automatisierte Prozesse immer größere Mehrwerte bieten.

Automatisierte Buchhaltung

Deutlich wird dies am Beispiel der Finanzbuchhaltung: Hier ist eine vollautomatisierte Belegerkennung, -buchung und -verwaltung auf Basis von künstlicher Intelligenz längst keine Science-Fiction mehr.

Die DATEV eG führte im vergangenen Jahr eine Machbarkeitsstudie durch und erlangte mit ihrem selbstlernenden Buchhaltungs-Automaten eine Trefferquote von rund 90% hinsichtlich der korrekten Sachkontenzuordnung.

Damit wird es immer wahrscheinlicher, dass in den kommenden Jahren der Anteil der rein „durchführenden“ Tätigkeiten immer stärker abnehmen wird – hin zu Abläufen, die viel stärker auf die Qualitätssicherung des Prozesses ausgerichtet sind. Voraussetzung für die automatisierte Erzeugung von Buchungssätzen ist aber natürlich, dass digitalisierte Belege zur Verfügung stehen.

Stolperstein digitale Belege

Wie bereits in den letzten Beiträgen berichtet, ist der digitale Belegaustausch zwischen Steuerberater und Mandanten aber eher schwach vertreten: Im Durchschnitt tauschen die Kanzleien mit nur etwa 10% ihrer Mandanten buchhaltungsrelevante Belege über eine Schnittstellen-Plattform – wie z. B. DATEV Unternehmen online – digital aus. Die Technologie einer automatisierten Buchhaltung kann also heute in 90% der Fälle nicht genutzt werden, da schlichtweg keine digitalen Belege vorliegen.

Nachhaltige Einführung der digitalen Buchführung

In vielen Fällen bleiben Kanzleien bei der digitalen Buchführung quasi „hängen“. So wurden in der Vergangenheit zwei bis drei digitale Bestände eingerichtet, weil der Mandant es unbedingt wollte – systematisch über die gesamte Zahl der in Frage kommenden Mandate wurde das Thema aber selten weiterverfolgt.

Eine wichtige und oft unterschätzte Maßnahme zur nachhaltigen Umsetzung der digitalen Buchführung ist dabei, die kanzleieigene Buchhaltung mittels einer Cloud-Plattform digital abzubilden.

Im Rahmen eines digitalisierten Buchführungsprozesses sollten alle Belege möglichst tagesaktuell digitalisiert und anschließend verbucht werden. Für diesen ersten Schritt sollten, je nach Kanzleigröße, ein bis zwei Mitarbeiter eingesetzt werden, welche später als Multiplikatoren dienen.

Gewinnt die Kanzlei nach einiger Zeit an Routine und ist mit der Software der Cloud-Plattform vertraut, wird es sich leichter feststellen lassen, welche Mandanten für weitere Umstellungen infrage kommen.

Im Rahmen meiner Studie zur digitalen Buchführung (www.digitalekanzlei.com) ließ sich feststellen, dass Kanzleien, die ihre eigene Buchhaltung mit digitalen Belegen abbilden, auch einen signifikant höheren Anteil an Mandanten haben, mit denen sie den digitalen Belegaustausch durchführen – im Vergleich zu Kanzleien, die ihre eigene Buchführung noch papierbasiert erledigen:

Digitalsiserung Mandate

 

Aber gerade Kanzleien, die rechtzeitig beginnen, die Belegprozesse vom Eingang bis zur Sicherung zu automatisieren, werden letztlich alle in Zukunft entwickelten Lösungen und ihre Potenziale – wie z. B. beim Buchhaltungsautomaten der DATEV – voll ausschöpfen können.

Fazit

Die nachhaltige Implementierung einer digitalen Buchführung stellt für Steuerkanzleien eine große Chance dar, um dem digitalen Wandel und damit einhergehend dem technologischen Fortschritt mit konkreten, fundamentalen Maßnahmen zu begegnen. Es ist wichtiger denn je, heute mit der digitalen Buchführung die Grundlage zu schaffen, um in Zukunft noch weiter als Kanzlei bestehen zu können.

 

 


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One Response

  1. Die vollautomatisierte Belegerkennung ist auch etwas, das ich für mein Unternehmen anstrebe. Momentan ist die unsere Mitabeiterin der Finanzbuchhaltung vor allem in Zeiten mit vielen Geschäftsreisen unsere Mitarbeiter zeitlich sehr angespannt. Auch wenn die neuen Entwicklungen, erfahrene Fachkräfte nicht ersetzen können, freue ich mich auf die Arbeitserleichterung.

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