Wann fliegen NACHDIGAL und RABE? Digitale Vogelkunde der Finanzverwaltung und die Praxis in der Steuerberatungskanzlei

Wann fliegen NACHDIGAL und RABE? Digitale Vogelkunde der Finanzverwaltung und die Praxis in der Steuerberatungskanzlei

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Digitalisierung in der Kanzlei ist (leider) nicht nur ein selbstbestimmter Prozess. Auch das Handeln der Finanzverwaltung als unsere „Hauptadressatin“ zwingt uns dazu, unsere Arbeitsweise umzustellen.

Denn ab diesem Jahr (Veranlagungszeitraum 2017) besteht keine Belegvorlagepflicht mehr. Die Verwaltung interpretiert diesen Wechsel zur Belegvorhaltepflicht jedoch anscheinend so, dass sie keine Belege mehr annehmen möchte.

Denn Möglichkeiten, angeforderte Belege digital einzureichen (NACHDIGAL) oder die digitale Bereitstellung bereits bei der Bearbeitung vorzunehmen (RABE), sind nicht realisiert und werden voraussichtlich noch eine Zeitlang auf sich warten lassen.

Aber was würden NACHDIGAL und RABE für die digitale Deklaration bedeuten?

NACHDIGAL steht für das „Nachreichen digitaler Belege“. Damit entfällt für die Kanzlei die Notwendigkeit, Belege analog vorzuhalten oder bei Anforderung ausgedruckt dem Finanzamt zu übermitteln. Aber die Vorhaltung müsste immer noch durch die Kanzlei organisiert werden.

RABE wiederum ist eine Lösung zur Referenzierung auf Belegen. Und genau dies würde eine durchgängig digitale Bearbeitung erlauben: Die zur Erstellung der Steuererklärung notwendigen Belege und Erläuterungen befinden sich in einem Portal. Bei der Erstellung der Erklärung greift der Sachbearbeiter in der Kanzlei elektronisch auf den Beleg zu und verbindet diesen mit dem entsprechenden Feld in der Steuererklärung. Wobei natürlich nicht in jedem Feld eine solche Referenzierung erfolgen muss.
Anschließend werden die Erklärungsdaten ohne Belege aber mit Referenzierung an die Finanzverwaltung übermittelt. Hat der Sachbearbeiter jetzt Rückfragen oder will er Belege prüfen, kann er ohne Einschaltung des Steuerberaters auf die Belege und Erläuterungen zu den Eingabefeldern zugreifen. Diese Zugriffe werden protokolliert.

Aber solange NACHDIGAL und RABE noch Zukunftsmusik sind stellt sich die Frage: Wie gehen wir bis dahin mit der Vorhaltepflicht um? Und wie bereiten wir uns schon heute am besten auf die – wenn auch verzögert eintreffende – digitale Zukunft mit RABE vor?

Bisher habe ich die vom Mandanten analog oder digital eingereichten Belege im Nachgang zur Steuererklärung analog, also im Zweifelsfall ausgedruckt, an das Finanzamt weitergeleitet.

Um den digitalen Belegaustausch mit der Finanzverwaltung direkt ab Start nutzen zu können, sehe ich in meiner Kanzlei aber diese Abläufe vor: Alle Belege, die schon beim Mandanten digital vorliegen, sollen gleich digital an mich weitergeleitet werden. Mittelfristig sollte diese Übermittlung an ein Portal als Vorstufe einer zukünftigen „Containerlösung“ (i. S. RABE) erfolgen. Die Bearbeitung – und hoffentlich auch die gleichzeitige Zuordnung zur Erfassungszeile – erfolgen dann nur noch digital, so dass die nachlagerte Digitalisierung und Ablage in der Kanzlei entbehrlich wird.

Wenn dann noch die Finanzverwaltung technisch soweit ist – und das wird hoffentlich früher als später der Fall sein -, kann man wirklich von einem digitalen Verfahren sprechen.

Ausgehend vom aktuellen Status Quo werde ich aber zunächst wie folgt vorgehen:

  1. Das Bayerische Landesamt für Steuern gemeinsam mit den Steuerberaterkammern eine Empfehlung zur Belegvorlage herausgegeben. Die dort angegebenen Unterlagen werden also weiterhin sofort anlog eingereicht.
  2. Zusätzlich habe ich beschlossen alle Belege, die bei Anforderung im Original eingereicht werden müssen, immer bereits im Vorfeld analog einzureichen.
  3. Soweit kurze Informationen notwendig sind und die Bearbeitung beschleunigen, werden diese Informationen in dem „freien Textfeld“ übermittelt.
  4. Die übrigen Belege werden – wie bisher – zu einem digitalen Dokument zusammengeführt, mittels Lesezeichen nach Anlagen und Sachverhalten (z. B. Anlage N, Fachliteratur) geordnet und im Dokumentenmanagementsystem archiviert.
    Die Originale werden dem Mandanten, verbunden mit der Aufforderung, diese bis zum Abschluss des Besteuerungsverfahrens aufzubewahren, zusammen mit dem Erklärungsduplikat zurückgesandt.
    Erfolgt nun eine Anforderung von Belegen seitens des Finanzamtes, werden die (digitalisierten) Dokumente (soweit vertretbar) per Faxsoftware übermittelt.

Auch wenn das alles natürlich noch analog ist: Setzen Sie nicht darauf, dass es so bleibt! Schaffen Sie in Ihrer Kanzlei rechtzeitig die sinnvollen und notwendigen Prozesse für die digitale Belegverwaltung!

 


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