Cloud, Online-Meetings und Schnittstellen-Software: Digitales Potenzial für Kanzleien und Mandanten

Cloud, Online-Meetings und Schnittstellen-Software: Digitales Potenzial für Kanzleien und Mandanten

Beitrag als PDF herunterladen

Wie kann man sich als (junge) Steuerberatungskanzlei in einem zunehmend enger werdenden Mandantenmarkt erfolgreich etablieren? Und wie schafft man es gerade im digitalen Zeitalter, für (Neu)mandate attraktiv zu sein und zu bleiben?

Wir sind eine digital ausgerichtete Kanzlei. Daher war es uns wichtig – wie für unsere Mandanten auch – innovative Lösungen zu finden, mit denen wir unsere Mandanten deutschlandweit so betreuen zu können, als ob unsere Kanzlei direkt um die Ecke ist.

Denn nur mit der Übermittlung der Daten soll es ja nicht getan sein: Denn als SteuerBERATER möchten wir für unsere Mandanten auch sehr gut erreichbar und ansprechbar sein.

Und letztlich ging es uns natürlich auch um das Ziel, bei der Betreuung eines deutschlandweiten Mandantenstammes die Reisekosten und Anfahrtszeiten überschaubar zu halten.

Damit uns dies gelingt, haben wir uns für diese Werkzeuge entschieden:

Werkzeug 1: Cloud-Lösungen

Wir haben von Anfang an auf „Cloud“-Lösungen gesetzt. So arbeiten wir mit einer auf Citrix basierenden ASP-Lösung. Diese wird inzwischen auch von den DATEV-Systempartnern als PartnerASP oder auch DATEV-unabhängig angeboten. So haben wir sowohl mit den Desktop- als auch mit den mobilen Geräten jederzeit Zugriff auf alle DATEV-Programme und die digitalisierten Mandantenakten.

Mandantentermine vor Ort gestalten sich damit auch denkbar einfach: Sollte man spontan nach dem Jahresabschluss auch gleich noch die Jahresplanung für das nächste Jahr besprechen wollen, können die dafür nötigen Unterlagen jederzeit durch eine Aufschaltung aufs System dazu geholt werden.

Hält der Mandant einen Beamer oder Bildschirm bereit, kann dann nahezu vollständig auf Papierunterlagen verzichtet und die Präsentation mit dem Tablet oder Notebook durchgeführt werden.

Werkzeug 2: „Online-Meeting-Raum“

Da im digitalen Zeitalter manchmal auch schnell über große Entfernungen hinweg Lösungen gefunden oder Entscheidungen getroffen werden müssen, haben wir uns für einen Online-Meeting-Raum entschieden. Wir nutzen hierfür GotoMeeting von Citrix (näheres zu diesem Tool in einem der Folgebeiträge).

Mit dieser Softwarelösung können wir uns jederzeit auch spontan mit unseren Mandanten „treffen“. Denn eine Telefonkonferenz vermittelt trotz allem oft nicht dasselbe Gefühl wie eine Videokonferenz, in der man die Reaktion des Gegenübers wie bei einer Besprechung vor Ort direkt sehen kann.

Mit diesem Tool veranstalten wir auch Jahresabschlussbesprechungen: Über die Bildschirmfreigabe kann man die Unterlagen direkt gemeinsam durchgehen.

In den Dokumenten kann direkt markiert oder einfach in einem Excel-Sheet vorgerechnet werden, wie sich gewissen Dinge auswirken. Die Besprechung wird dann zu einem LIVE-Event, da der Mandant aktiv eingebunden wird. Wir erhalten hier durchgehend positives Feedback und wollen das Thema noch weiter ausbauen: Denn so sparen sich beide Seiten letztlich auch Reisezeiten und -kosten.

Werkzeug 3: DATEV Unternehmen online

Zudem setzen wir DATEV Unternehmen online ein, um bei unseren Mandanten die Buchhaltung direkt vor Ort zu digitalisieren. Denn viele unserer Unternehmensmandanten digitalisieren ihre Unterlagen ohnehin schon oder bekommen diese bereits in digitaler Form – und mit Unternehmen Online können wir uns hier optimal anbinden  und ihnen die entsprechenden Auswertungen (BWA, SuSa, Controllingreport – aber auch Lohnabrechnungen) digital zu Verfügung zu stellen.

Durch die in DATEV Unternehmen online integrierte Online-Banking-Anwendung und die digitale Belegverwaltung sparen sich auch unsere Mandanten viel Zeit, die sie sinnvoll für den Ausbau ihres Unternehmens verwenden können. Wir können durch den schnelleren Zugriff auf die Daten aktuellere Zahlen liefern, so dass es eine Win-Win Situation für beide Seiten ist.

Verlorene Buchhaltungsunterlagen oder Rechnungen/wichtige Unterlagen gibt es so auch nicht mehr, da der Kunde alle Unterlagen jederzeit bei sich vor Ort hat.

Rund um DATEV Unternehmen online setzen wir dann je nach Betrieb ggf. noch die passenden Ergänzungen ein, so dass die Prozesse zur Digitalisierung der Buchhaltung auch zu den Prozessen des Unternehmens passen. So fühlt es sich für den Mandanten nicht nach Mehrarbeit an und wir können unserer „Absprungrate“ bei den Mandanten hoffentlich weiter bei 0% halten.

Verschlüsselter E-Mail-Verkehr und die Fernbetreuung der Mandanten durch das entsprechende Modul der DATEV (Fernbetreuungs-Modul) runden das Ganze ab. Dies wird von uns bei der Einrichtung von DATEV Unternehmen online standardmäßig installiert.

Da wir uns dadurch auch um kleinere technische Probleme (Treiber, Virenscanner etc.) kümmern können, hat der Mandant im Idealfall nicht das Gefühl, er würde mit seinem Problem alleine gelassen werden.

Den Rücklauf an Problemen unserer 200 Mandanten mit DATEV Unternehmen online sammeln wir zudem in einem Datenpool, so dass wir dem Mandanten bei Fragen, die häufiger auftreten, schnell helfen können.

Alle Werkzeuge zusammen sorgen dann dafür, dass die digitale Zusammenarbeit klappt und für beide Seiten zum Erfolg führt.

 


Dies könnte Sie auch interessieren:

Beitrag als PDF herunterladen

One Response

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.