Möglichkeiten und Wirklichkeiten der Digitalisierung: Bestandsaufnahme eines Kanzleiinhabers

Möglichkeiten und Wirklichkeiten der Digitalisierung: Bestandsaufnahme eines Kanzleiinhabers

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Die Digitalisierung hat sich in Bezug auf die aktuelle und künftige Entwicklung der steuerberatenden Branche zu einem der maßgeblichen Gesprächsthemen entwickelt.

Aber auf welche Wirklichkeit treffen all die diskutierten und vorgestellten Möglichkeiten der digitalen Welt? Hierzu eine Bestandsaufnahme aus meiner Praxis:

Zusammen mit meinem Vater betreibe ich eine Steuerkanzlei mit knapp 45 Mitarbeitern mitten im bayerischen Wald. Die Kanzlei selbst feiert zurzeit ihr 40-jähriges Jubiläum unter seiner/unserer Führung – unter dem ursprünglichen Gründer besteht sie bereits seit 1949.

Diese zwei zentralen Fragen stellen sich im Hinblick auf die Digitalisierung für unsere Kanzlei: Befindet sich unsere Kanzlei bereits auf dem Weg in die digitale Welt? Und wie weit sind wir bereits gekommen?

Ist unsere Kanzlei bereits auf dem Weg in die digitale Welt?

Selbstverständlich! Bereits seit über 20 Jahren werden bei uns Kontoauszugsinformationen digital in die Rechnungswesen-Software übernommen. Seit dem Jahr 2000 scannen wir für Mandanten Belege ein und verbinden Sie digital mit den Buchungssätzen. Zuerst über Faxgerät – mittlerweile über Scan mit OCR-Erkennung.

Unsere Kanzlei ist technisch auf modernstem Stand, die Leistung der EDV Ausstattung ist aus unserer Sicht hervorragend: Beispielsweise haben wir in der Kanzlei Internettelefonie eingerichtet und jeder Mitarbeiter verfügt über zwei breite 16 zu 9 Monitore zwischen 24 und 27 Zoll und es steht eine auftragsorientierte Eigenorganisation  zur Verfügung.

Das Thema “DMS”

Dennoch gibt es noch offene Baustellen: Wir haben das DMS unseres Kanzleisoftwarepartners DATEV noch nicht eingeführt – und weil eine neue Version kommen soll, wollen wir diese erst noch abwarten.

Ein DMS halten wir aber grundsätzlich für sinnvoll und erforderlich: Sinnvoll, weil damit beispielsweise sämtliche seitens der Mitarbeiter vorgenommenen Dokumentänderungen genau nachverfolgt werden können und damit alle Arbeitsschritt transparent dargelegt sind. Erforderlich, weil nicht zuletzt die Anforderungen der GoBD uns hierzu „zwingen“.

Unsere Mandanten und Mitarbeiter mitnehmen

Bereits über 30% unserer ca. 550 Mandanten haben wir mit auf den digitalen Weg genommen: Hier gibt es bei Fibu und Lohn-Bearbeitung bis hin zum Jahresabschluss nur noch eine digitale Bearbeitung.

Damit ist aber auch klar: In der Kanzlei fahren wir überwiegend noch zweigleisig. Das heißt wir bieten sowohl den digitalen Weg an, als auch eine herkömmliche Bearbeitung mit Pendelordner.

Diese Zweigleisigkeit passt aber nicht nur zu der Verschiedenheit unserer Mandanten – sondern auch zur Altersstruktur unserer Mitarbeiter. Zudem kann ein Mitarbeiter nach unserer Erfahrung wesentlich leichter verstehen, wie die Buchführung digital abgelegt werden muss, wenn er auch mal einen Pendelordner gesehen, angefasst und be-GRIFFEN hat. Das gilt – unser Gehirn funktioniert einfach so – auch für die Generation Y und auch für die Digital Natives.

Natürlich werden wir den digitalen Weg weitergehen. Und so stellen wir mehr und mehr Mandanten um, indem wir die Papierbelege, die sie vorbeibringen, bei uns allesamt einscannen (noch nicht ersetzend) und dann auf digitalem Wege weiterverarbeiten.

Das dauert momentan trotz aller Erkenntnisse und Errungenschaften noch länger als der bisherige Ablauf – man muss das Handling einfach erlernen.

Nicht selten treten auch noch unwirtschaftliche Nebeneffekte auf: Erst wird alles digitalisiert, dann langsamer als auf dem Papier bearbeitet und zum Abschluss durch Ausdrucken wieder in eine analoge Umgebung transferiert. Aber nur dadurch können wir als gesamte Kanzlei lernen und wir uns auf das, was da kommt, Schritt für Schritt vorbereiten.

Das schwierigste Thema ist vermutlich, wie man alle Mitarbeiter mitnehmen kann – über unsere Erfahrungen hierbei werde ich im nächsten Blog-Beitrag berichten.

Wie weit sind wir im Vergleich zu anderen Kanzleien?

Das kann kaum beurteilt werden, denn hier muss im Grunde jede Kanzlei für sich betrachtet werden:

Denn jede Kanzlei muss ihre eigene Strategie festlegen und diese verfolgen.

Und ich gebe durchaus zu, dass ich eine Kanzlei – würde ich sie heute neu gründen – anders aufziehen würde als unsere, die seit 1949 besteht.

Für Neugründer ist es – bei entsprechender Mandatsanfrage – ein leichtes, sich für einen rein digitalen Weg in allen Bereichen zu entscheiden. Und damit auch zu sagen: Ich nehme nur Mandanten an, die mir bereits alles digital liefern.

Aus unserer Historie heraus betreuen wir aber Unternehmen teilweise seit mehr als 50 Jahren  – Unternehmen, die manchmal bereits in zweiter oder dritter Generation geführt werden. Aus unserer Sicht kann man nicht einfach hergehen und eine solche über lange Jahre gewachsene, vertrauensvolle Beziehung beenden, weil ein solcher Mandant nicht auf die Schnelle seine ganze Organisation auf eine digitale Welt hin umkrempelt.

Und zudem müssen viele auch für unsere Kanzlei wertvolle Tools noch unter Langzeit- und Praxisbedingungen erprobt werden – z.B. eine vollautomatisierte Buchführung, die mit künstlicher Intelligenz Buchungen vorschlägt, oder auch die vollautomatisierte Lohnbuchführung.

Fazit

Wie immer und überall muss man letztlich wirtschaftlich handeln, die verfügbaren Ressourcen gezielt einsetzen und mit dem Thema mitwachsen.

Also: Die Digitalisierung hat im Grunde gerade erst begonnen! Und wir dürfen gespannt sein, wohin die Reise geht…


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