Digitale Buchführung: Erst Arbeit, aber dann Vergnügen!

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Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in der Steuerberatungsbranche schreitet voran. Neue Technologien bieten das Potenzial, effizientere Abläufe einzurichten bzw. Aufgaben schneller zu lösen – doch der Weg ist zunächst mit Aufwand, Mühe und der richtigen gedanklichen Einstellung verbunden.

Auch die Kanzleien beginnen, ihre Prozesse umzustellen. Doch die Digitalisierung der Finanzbuchführung kommt, wie im letzten Beitrag berichtet, eher schleppend voran: Im Schnitt arbeiten die Steuerkanzleien mit rund 90 % ihrer Mandanten im Rahmen der Auftragsbuchhaltung noch papierbasiert zusammen. Nur etwa 8,5 % der im Rahmen meiner Studie zur Digitalisierung befragten Kanzleien (www.digitalekanzlei.com) wickeln 50 % oder mehr ihrer Buchhaltungsmandate über eine gemeinsame Cloud-Plattform digital ab.

Digitalisierung = Veränderung

Das Thema Digitalisierung bedeutet für jede Organisation Veränderung. Der Mensch neigt jedoch dazu, auf Veränderungen zunächst eher mit Widerstand zu reagieren – und zwar ganz losgelöst davon, ob diese positiv oder negativ sind. Das Loslassen von gewohnten, über Jahrzehnte funktionierenden und bewährte Arbeitsweisen fällt auch deshalb in Steuerberatungskanzleien, aber auch bei den Mandanten, oftmals schwer.

Nehmen Sie das Zepter in die Hand

Daher sollte Digitalisierung unbedingt Chefsache sein und nicht delegiert werden. Mit der Entscheidung, die Digitalisierung sowohl in Ihrer Kanzlei als auch zusammen mit Ihren Mandanten aktiv zu gestalten, sollten Sie Ihren Mitarbeitern den Impuls geben, dass es darum geht, gemeinsam neue Dinge auszuprobieren und herauszufinden, wie die Kanzlei die Digitalisierung für sich nutzen kann (vgl. Bitkom e.V.: In 10 Schritten digital – ein Praxisleitfaden für Mittelständler, S. 4). Dieser Aspekt fällt oftmals unter den Tisch und die Phase des „Tals der Tränen“ verlängert sich auf unbestimmte Zeit.

Ihre Ausdauer wird sich auszahlen

In der Studie wurden hierzu spannende Erkenntnis zu Tage gefördert: Ab einer Quote von 20 % (Median) an digitalisierten Buchhaltungsmandanten wird die Effizienzsteigerung beim Buchhaltungsprozess als voll zutreffend und der hohe administrative Aufwand in der Kanzlei als überhaupt nicht zutreffend von den Probanden bewertet – vgl. das folgende Auswertungsergebnis:

 

 

Fazit

Setzen Sie sich als erstes Etappenziel, eine klare Strategie zu verfolgen und den Schwellenwert von 20 % zu erzielen!

Wie lange das dauern wird? Schwer zu sagen, da jede Kanzlei aus einer anderen Position bzw. aus anderen Gegebenheiten heraus startet. Aber gehen Sie den Weg konsequent und nehmen Sie sich die Zeit. Es wird sich für Sie auszahlen.

 

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