Digitalisierung in der Steuerkanzlei, zufriedene Mitarbeiter und die Rolle der Führungskraft: Ein Interview mit einem Kanzleiinhaber

Digitalisierung in der Steuerkanzlei, zufriedene Mitarbeiter und die Rolle der Führungskraft: Ein Interview mit einem Kanzleiinhaber

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digital | steuern-Redaktion (DS): Herr Wewers, Sie haben auf dem Weg in die Digitalisierung bereits einen guten Weg zurückgelegt. Und obwohl dies auch für Ihre Kanzlei und damit Ihre Mitarbeiter mit vielen Umstellungen, Änderungen und Belastungen einherging, haben Sie nur eine geringe Mitarbeiterfluktuation. Wie sind Sie als Führungskraft vorgegangen, um dies zu erreichen?

Tobias Wewers (TW): Ein konkretes Vorgehen hatte ich zu Anfang nicht. Eine „gute“ Führungskraft zu werden, war ein Prozess aus ausprobieren, viel lesen und eigener persönlicher Entwicklung.

Aktuelle Studien (z. B. Gallup) beschreiben ja deutlich, warum Mitarbeiter nicht zufrieden sind. Nur ca. 15% aller Mitarbeiter fühlen sich emotional mit dem Unternehmen verbunden. 70% machen Dienst nach Vorschrift und die restlichen 15% haben innerlich gekündigt.

DS: Aber woran liegt das?

TW: Es liegt an der Führungskraft! Viele gute Mitarbeiter kommen zu einem Unternehmen – und verlassen aber am Ende die Führungskraft!

Die Mitarbeiter bemängeln im Wesentlichen, dass die Führungskraft zu wenig kommuniziert. Die Mitarbeiter wissen nichts über die Ziele des Unternehmens und fühlen sich zu wenig mit in Entscheidungen eingebunden.

Und warum sollte ein Mitarbeiter der Führungskraft folgen, wenn der Mitarbeiter nicht weiß, wohin? Oftmals weiß es ja selbst die Führungskraft nicht. Die Ziele und die Vision sind einfach nicht klar.

Ich versuche als Führungskraft die Erkenntnisse aus den Studien für mein Führungsverhalten zu nutzen.

DS: Wie machen Sie das konkret?

TW: Ich führe mit meinen Mitarbeitern mindestens einmal jährlich ausführliche Mitarbeitergespräche. Diese werden mit einem Fragebogen (der jedes Jahr geändert wird) vorbereitet und nachbereitet. Das kostet alles zwar viel Zeit, aber diese Zeit ist sehr gut investiert.

Nur ca. 50% aller Steuerberater führen regelmäßig Mitarbeitergespräche. Aber die meisten Mitarbeiter wünschen sich das.

Zum Ende eines Jahres nehmen wir uns einen Tag Zeit, um das Jahr zu reflektieren. An diesem Tag stelle ich dann auch die Ziele für das kommende Jahr vor und anstehende Projekte. So weiß jeder Mitarbeiter, wohin wir uns als Kanzlei entwickeln wollen, wo unsere Ziele sind und wo die Reise hingehen soll.

Um das Gemeinschaftsgefühl zu stärken, gibt es noch 3 Betriebsveranstaltungen pro Jahr.

Ein anderes Beispiel: Vor ca. 3 Jahren haben wir in einem Tagesworkshop unseren Wertebaum entwickelt. Wir haben gemeinsam 12 Werte ermittelt, die uns allen wichtig sind. Diese 12 Werte haben wir mit einem kurzen Claim hinterlegt, sodass jedem klar ist, was wir als Kanzlei mit diesem Wert verbinden.

DS: Das klingt spannend. Welche Werte spielen für Sie eine besondere Rolle?

TW: Das Thema Wertschätzung ist für mich von sehr hoher Bedeutung – und das geht in alle Richtungen: Wenn ein Mandant uns nicht mit Wertschätzung begegnet, bekommt dieser einen Brief von uns, dass er nicht in unser Werteschema passt und wir die Zusammenarbeit beenden. Dies haben wir schon einige Male gemacht und die Mitarbeiter sind immer wieder erleichtert, wenn wir uns von dem Mandanten trennen konnten.

DS: Und wie drückt sich das im alltäglichen Kanzleileben aus?

TW: Ein ganz wichtiger Punkt ist hier für mich eine positive Fehlerkultur. Fehler müssen erlaubt sein und Fehler sind gut! Denn daraus können wir lernen und besser werden. Und wenn einmal ein Fehler passiert, der nach draußen dringt, sollte sich die Führungskraft vor seinen Mitarbeiter stellen. Nur das wird oftmals nicht gemacht.

DS: Was bieten Sie Ihren Mitarbeitern sonst noch? Was zeichnet Sie als guten Arbeitgeber aus?

TW: Als erstes: Ein gutes Betriebsklima. Wir bieten natürlich auch neueste Technik, ein tolles Bürogebäude, WLan, Parkplätze, kostenlosen Café, Wasser und Obst.

Fortbildung wird bei uns großgeschrieben! Und nicht nur fachliche Fortbildung, sondern auch Soft Skills.

Gleitzeit in einem gewissen Rahmen, Teilzeit, Homeoffice, Zuschuss zur Altersvorsorge, steuerfreie Zuschüsse (Lohnoptimierung) und Weihnachtsgeld sind ebenfalls normal.

DS: Im Zusammenhang mit der digitalen Transformation: Wie nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit?

TW: Das wichtigste ist, dass die Führungskraft es vorlebt. Für meine Begriffe kann eine Führungskraft von keinem Mitarbeiter erwarten, dass er digital arbeitet, wenn es die Führungskraft nicht tut.

Und weiter: Ich versuche meinen Mitarbeitern immer wieder die Notwendigkeit klar zu machen, dass es keinen anderen Weg als die digitale Zukunft mehr gibt. Das wiederhole ich regelmäßig. Hier nutze ich dann aktuelle Studien, Erkenntnisse von Kongressen oder Fachartikel.

Nach meiner Erfahrung sind stetige, kleine Schritte nötig: Die Digitalisierung ist ein Prozess, der nicht von heute auf morgen komplett umgesetzt werden sollte – sondern eher in kleinen Schritten. Sonst ist die Gefahr groß, dass die Mitarbeiter nicht mitkommen.

DS: Was halten Sie für unabdingbar?

TW: Anfangen! Wer sich nicht jetzt intensiv mit der Digitalisierung beschäftigt, wird in naher Zukunft vom Markt verschwinden. Und das Thema ist Chefsache! Wir können das Thema nicht an Mitarbeiter delegieren.

DS: Welchen Stellenwert nimmt Weiterbildung bei Ihnen ein? Zu welchem Thema muss das Personal geschult werden?

TW: Fortbildung ist bei uns ein zentrales Thema. Wissen ist unser Kapital. Ich unterstütze jeden Mitarbeiter, wenn er eine Fort- oder Weiterbildung machen möchte. Ein Mitarbeiter macht gerade seinen Bilanzbuchhalter. Zwei Mitarbeiter haben bereits die Fortbildung zum Fachassistent Lohn und Gehalt absolviert. Alle Weiterbildungen habe ich bezahlt.

Aber nicht nur fachliche Fortbildung ist wichtig. In Zukunft werden andere Themen wichtig. Zum einen Technik. Wir brauchen Fortbildung, um unser EDV Verständnis zu fördern. Bisher gibt es aber erst einen Anbieter, der eine Fortbildung zum Buchhaltroniker anbietet. Also Technik mit Buchhaltung verbindet. Hier hoffe ich, dass es in Zukunft mehr Fortbildungsangebote gibt.

Soft Skills sind aus meiner Sicht mittlerweile nicht hoch genug zu bewerten. Die Führungskraft sollte sich Fortbildungen im Bereich Kommunikation, Führung und Verkauf besuchen. Aber auch Mitarbeiter sollten in diesen Bereichen geschult werden.

DS: Kennen Sie eigentlich spendit? Falls ja: Wie bewerten Sie dieses Angebot?

TW: Das Angebot von spendit kenne ich und finde es prima. Ich setze bei mir das Konkurrenzprodukt von Sodexo ein. Meine Mitarbeiter haben also auch eine Kreditkarte, wo monatlich 44€ aufgeladen werden. Zum Geburtstag kommen dann nochmal 60€ dazu. Das kommt bei den Mitarbeitern gut an.

DS: Herr Wewers, wir danken Ihnen für das Gespräch!


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