So digitalisieren Sie Ihre Prozesse konsequent: Kurzanleitung in 5 Schritten

So digitalisieren Sie Ihre Prozesse konsequent: Kurzanleitung in 5 Schritten

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Im Moment fühlt sich Digitalisierung für Sie wie eine nicht enden wollende Testphase an? Das liegt vielleicht daran, dass das genau die Zukunft sein wird: Eine Veränderungshäufigkeit in einer Geschwindigkeit, die alles bisher Gekannte in den Schatten stellt.

Gefühlt täglich gibt es etwas Neues – eine neue Software, einen neuen Anbieter, ein neues Geschäftsmodell. Gleichzeitig ist es aber gerade im Moment schwer abzuschätzen, welche Software, welche Anbieter und welche Geschäftsmodelle sich durchsetzen werden.

Daher wird auch unsere Branche permanent Neues ausprobieren müssen – ohne zu wissen, ob die Lösung “ewig” Bestand hat.

Aber wie gelingt es Ihnen, neue Lösungen schnell auf ihr Potenzial für die Kanzlei zu überprüfen und gegebenenfalls dann in die Kanzleiorganisation zu integrieren, ohne dass Ihre Produktivität übermäßig leidet?

Hier ein Leitfaden in 5 Schritten am Beispiel des Themas Buchführung:

Schritt 1: Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung ist wie so oft das Geheimnis des Erfolges.

Beantworten Sie sich daher folgende Fragen bereits so ausführlich wie möglich:

1. Wo stehen Sie heute: Die Standortanalyse

Was können Sie schon bzw. in welchen Bereichen besteht Verbesserungspotenzial / -bedarf? (Stärken-Schwächen-Analyse). Welche Fragen sind bisher offen? Wo fehlen Ihnen z. B. noch Fortbildungen? Welche Ihrer Mandanten sind geeignet? Wer soll scannen: die Kanzlei oder der Mandant?

2. Was genau wollen Sie tun: Die Ziele

Hier stellt sich zunächst die Frage des Nutzens – für Kanzleiinhaber, Mitarbeiter und insbesondere die Mandanten.
Der Mandant möchte sicher nicht durch die Digitalisierung zu einem noch besseren “Beleglieferanten” werden.
Welches Ziel wollen Sie verfolgen? “Umstellung um jeden Preis” oder “Digitalisierung zunächst als Angebot”?
Viele Kanzleien entscheiden sich im Moment für folgende Zielvariante: Für Neumandanten gibt es nur noch die Alternative der digitalen Buchführung. Die Altmandanten werden sukzessive umgestellt.

3. Wer in Ihrer Kanzlei ist geeignet: Die Mitarbeiter

Auch in Ihrer Kanzlei sind vielleicht nicht alle Mitarbeiter “voll digital” … Das muss Sie aber nicht hindern. Z. B. gibt es in den meisten Kanzleien mit 10 Mitarbeitern zumindest zwei Mitarbeiter, die technik-affin sind.

4. Welche „Zutaten“ brauchen Sie: Die Ressourcen

Der größte Faktor ist hier die Zeit. Die Mitarbeiter brauchen Zeit für ihren Job. Aufträge, die “mal eben” “on Top” umzusetzen sind, sind nicht nur unbeliebt – sie verlaufen auch häufig im Sande… Also: Geben Sie den Mitarbeitern Zeit und Raum, neue Dinge wirklich in Ruhe auszuprobieren.

Und natürlich sind auch die technischen Voraussetzungen (Scanner, Software, etc.) zu prüfen.

Schritt 2: Die interne Testphase

Viele Kanzleien fangen mit der eigenen Buchführung an – eine gute Idee, um ein Gefühl für das Thema zu bekommen. Außerdem wirken Sie ggü. den Mandanten glaubwürdiger, wenn Sie das, was Sie von Ihren Mandanten erwarten, bereits selbst leben!

Testen Sie dann die ersten Mandantenumstellungen. Am besten Sie wählen direkt einen Mandanten aus, für den es ohnehin interessant wäre, auf die digitale Buchhaltung umzustellen (siehe unten Schritt 3).

Ich empfehle Ihnen hier einen “Blindtest“:Stellen Sie den Mandanten zunächst um, ohne ihn hierüber zu informieren. Die Belege werden also im Zweifel in der Kanzlei gescannt und dann mit der neuen Methode in die Buchhaltungssoftware überführt.

Wichtig: Lassen Sie (auch) Ihre Mitarbeiter Erfahrungen sammeln und tauschen Sie sich aktiv bei Projektbesprechungen aus. So können die Probleme oder offene Fragen gebündelt und im Zweifel mit dem EDV-Dienstleister geklärt werden.

Schritt 3: Die externe Testphase

Nun holen Sie die ersten Mandanten ins Boot. Im besten Fall haben Sie schon für die interne Testphase die Mandanten ausgewählt, bei denen die Digitalisierungsvorteile gut zur Geltung kommen.

Diese Mandanten werden jetzt komplett umgestellt. Also auch von der Mandantenseite her (Scannen, Belegaustausch).

Wichtig: Auch hier ist das Feedback – dieses Mal auch mit den Test-Mandanten – wertvoll.

Am Ende der Testphase steht eine Prozessdokumentation über die technische Einrichtung und den Umgang mit Mandanten. So wird das „Rollout“ über die gesamte Kanzlei gut vorbereitet.

Schritt 4: “Rollout” über die gesamte Kanzlei

Aus dem Feedback und der Dokumentation ergibt sich die weitere Vorgehensweise:

1. Fortbildung planen

Intern stehen Ihnen ja nun die “Digitalisierungs-Profis” zur Verfügung – aber Vorsicht: “Verschleißen” Sie diese nicht als “Helferlein” zu jeder Tages und Nachtzeit!

Die anderen Mitarbeiter sollten aber durch entsprechende externe Fortbildung und die Prozessdokumentation schnell selber laufen lernen. Im Zweifel brauchen Sie ihre „Digitalisierungs-Profis“ ja schon wieder für andere Aufgaben…

2. Umsetzungsplan aufstellen

Dies ist der zentrale Punkt, der Sie über eine reine “wir probieren das mal aus” – Mentalität hinaus bringt.

Legen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern fest, welcher Mandant (mit Namen) wann (welcher Monat) umgestellt wird. Die Auswahl der Mandanten hängt dabei von Ihrer Zielsetzung (siehe Schritt 1, Frage 2) ab.

Hier ist es wichtig, alle Mitarbeiter mit einzubeziehen. Zumindest zwei Mandanten pro Mitarbeiter sollten auf jeden Fall umgestellt werden – zur Not “intern”, damit die Routine wächst. Gemäß einer empirischen Studie beginnt der Gewöhnungseffekt erst bei ca. 20 % der umgestellten Mandanten – und zwar 20 % der Mandanten bezogen auf einen Mitarbeiter.

3. Umsetzung kontrollieren

In kurzen Besprechungen sollten Sie immer wieder kontrollieren, dass die Umstellung auch wirklich voran geht. Bei einigen Mandanten sind Sie als Chef wahrscheinlich auch als Schützenhilfe gefordert.

Schritt 5: Prozesse weiter optimieren

Wenn der Prozess soweit sicher läuft, ist dann bereits Zeit für die Optimierung des Prozesses. Die ganze Kanzlei hat jetzt Erfahrungen bzgl. Vorbereitung, technischer Implementierung und Verkauf an die Mandanten. Daraus ergeben sich meist Ansätze den Prozess noch besser zu strukturieren und so effizient wie möglich anzuwenden.

Fazit

Egal, ob Sie die digitale Buchhaltung, die Nutzung eines Mandantenportals, eine neue Aufgabensoftware für die Projektsteuerung oder den Versand der Lohnauswertung digital direkt an die Arbeitnehmer Ihrer Mandanten einführen wollen: Die hier gezeigten 5 Schritte führen Sie zum Ziel.

 

 


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