Grundsätzlich sind Steuerberater wegen der Erfordernis zur eigenhändigen Unterschrift ohnehin eher gehalten, Papierrechnungen zu verschicken, wenngleich die Kammer die Praxis des Versands, von, nun ja, digitalen Rechnungen nicht beanstandet. Doch wann ist eine Rechnung wirklich eine eRechnung? Welchen Erfordernissen muss sie genügen? Und wohin entwickelt sich das Thema international?
Für Deutschland ist der Fall klar, da hat der Standard ZUGFeRD gerade eine Neuauflage mit Anpassung an europäische Erfordernisse erhalten. Allein: Durchgesetzt hat er sich in den vergangenen Jahren nicht. Das lag auch an der abwartenden Haltung vieler Hersteller. Deshalb verschicken heute viele KMU oder Kanzleien einfache pdf-Rechnungen, ohne dass an diese bereits zusätzlich standardisierte Informationen angehängt wären, die automatisiert weiter verarbeitet werden könnten.
Das stellt nicht nur das grundsätzliche Einsparpotenzial durch elektronische Rechnungen in Frage, sondern kollidiert gelegentlich auch mit den rechtlichen Anforderungen.
Das Einsparpotenzial
Gemäß einer Studie von Bonpago – einem Beratungsunternehmen für Financial Supply Chain Management – werden pro eine Papierrechnung Bearbeitungskosten zwischen sechs und 22 Euro verursacht. Durch elektronischen Rechnungsaustausch könnten Kosten von einem bis fünf Euro pro Rechnung eingespart werden – selbstverständlich im Bereich der Rechnungsverarbeitung und damit auch im Geschäftsfeld Fibu.
Die rechtlichen Anforderungen
Bei einer korrekten eRechnung muss auch nach dem Wegfall zahlreicher Hindernisse immer noch:
- … der Empfänger zugestimmt haben. Dabei gilt: Die Zustimmung ist auch konkludent möglich, nämlich dann, wenn die Rechnung bezahlt wird.
- … die Unveränderlichkeit sicher gestellt sein. Die gesetzlich vorgesehenen Rechnungsangaben dürfen nicht verändert worden sein. Dafür genügt es, dass die Rechnung inhaltlich und formal korrekt ist.
- … die Identität des Rechnungsausstellers durch den Empfänger geprüft werden.
- … die Archivierung gemäß GoBS und GDPdU erfolgen. Keinesfalls genügt die Aufbewahrung eines Papierausdrucks, auch wenn etliche Unternehmen genau dies praktizieren. Stattdessen muss neben der Speicherung des Originaldokuments etwa der Eingangstag dokumentiert sein.
- … der Inhalt lesbar sein.
Diese Anforderungen wären eigentlich vergleichsweise einfach zu erfüllen. Dennoch ist die E-Rechnung aber laut dem Portal http://rechnungsaustausch.org/ heute nur für rund zehn Prozent der deutschen Unternehmen ein Thema, während 90 Prozent der Unternehmen nach wie vor Papierrechnungen verschicken.
Rechnungsaustausch mit der Finanzverwaltung in Echtzeit
Vielleicht haben Sie als Steuerberater ein eher zwiespältiges Verhältnis zur eRechnung. Vermutlich aber ist bezgl. der eRechnung bereits ein , Entwicklungsstand erreicht, der nicht umkehrbar ist – sogar der schlichte Austausch der Rechnung unter Zweien könnte bald Geschichte sein:
In vielen Ländern gibt es schon heute das Clearance-Modell. Das bedeutet, dass Lieferant und Kunde ihre Rechnungen zwingend elektronisch über Server im Einflussbereich der Finanzverwaltung austauschen müssen.
Dazu werden den Lieferanten auch die Rechnungsnummern vom Staat vorgegeben. Erzeugt der Lieferant eine Rechnung, muss er diese in Echtzeit an die Steuerbehörden schicken. Eine aktuelle Studie des Beratungsunternehmens Billentis zur E-Rechnung prognostiziert, dass sich dieses Modell auch in Mitteleuropa bald immer stärker durchsetzen dürfte. Insofern macht es durchaus Sinn, heute die Mandanten zu begleiten, ehe zertifizierte Dienstleister – so ist es in anderen Ländern – diese Rolle übernehmen.
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