DMS - Einstieg nur mit Ausstiegsgarantie!

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Früher war das alles ganz einfach: Die Akten lagerten im Keller und was auch immer in der Kanzlei an organisatorischen Veränderungen anstand – sie blieben dort. In der digitalen Zeit ist das anders: Heute lagern Dokumente und Daten in der Cloud bzw. einem DMS, daran hat man sich gewöhnt. Auch, dass man am besten nur einem DMS-Anbieter vertraut, der sein Rechenzentrum in Deutschland betreibt, denn letztlich sind auch digitale Mandantenakten ja irgendwo doch physisch gespeichert.

Drum prüfe, wer sich ewig bindet?

Aber was, wenn Sie den Anbieter wechseln wollen? Ist ein “nahtloser” Übergang überhaupt möglich bzw. wie kann dieser gewährleistet werden? Wie stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Daten vollständig wiederbekomme? Lassen sie sich dann so einfach von einem auf ein anderes System umziehen? Spielt Ihr alter Anbieter da überhaupt mit? Oder müssen Sie das ganz allein regeln?

Vom einen zum anderen….

Tatsächlich sollten Sie diese Fragen bereits klären, ehe Sie einen Vertrag unterschreiben. Die Rechtslage ist im Grunde eindeutig: Der Anbieterwechsel ist nach dem Telekommunikationsgesetz von 2012 geregelt. Darin ist dargelegt, dass bei Vertragsende nicht einfach eine Abschaltung stattfinden darf. Der bisherige Anbieter muss Sie solange weiter versorgen, bis alle vertraglichen und technischen Details für den Wechsel zum neuen Anbieter geklärt sind.

Die große Datenfrage…

Wie gelangen Sie dann aber an Ihre Daten? Letztlich immer nur so, wie Sie es bei Vertragsschluss vereinbart haben. Wichtig ist, genaue Modalitäten für die Rückgabe und Löschung der Daten bei Vertragsende zu vereinbaren. Auch das sieht das Bundesdatenschutzgesetz im Übrigen zwingend vor. Dabei gilt: Je detaillierter, desto besser. Idealerweise vereinbaren Sie bereits den Übertragungsweg, etwa per sftp und das Dateiformat. Dazu zählen auch bestimmte Erläuterungen zur Dateistruktur.

So gehen Sie sicher, dass beim neuen Anbieter – oder auf Ihrem Kanzleiserver, sofern Sie irgendwann wieder inhouse arbeiten wollen – die Daten mit Ihren Kanzleisoftwareprogrammen kompatibel sind.


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