DMS – Der optimale Assistent für die digitale Mandatsbearbeitung!

DMS – Der optimale Assistent für die digitale Mandatsbearbeitung!

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Tatsächlich klingt der Begriff „Dokumenten-Management-System“ und seine Abkürzung „DMS“ recht sperrig und auch fast schon ein bisschen altbacken angesichts moderner und trendiger Schlagworte wie „Cloud“ und „Virtual Reality“. Doch sollten Kanzleien das Thema DMS nicht vernachlässigen: Denn es kann Kanzleien viele Vorteile gerade bei der Verwaltung digitalisierter Belegen und Unterlagen mit sich bringen.

Das bietet ein DMS für die Kanzlei

Und hier ein kurzer Ausblick, warum ein DMS die Verwaltung digitalisierter Unterlagen optimal unterstützen kann:

  • Auffindbarkeit: Für die Unterlagen kann ein kanzleiweites, einheitliches Ordnungssystem geschaffen werden.
  • Transparenz: Die jeweils erledigten Arbeitsschritte können direkt bei den Unterlagen dokumentiert werden.
  • Verfügbarkeit: Auf die Unterlagen können unterschiedliche Mitarbeitern von jedem Ort aus – also etwa auch vom Homeoffice aus – zugreifen.
  • Suchzeiten: Durch die Möglichkeit, Unterlagen und Dokumente zu verschlagworten, können diese schneller gefunden werden.
  • Rechtssichere Archivierung: Ein DMS kann die Archivierung von Unterlagen in der Weise gewährleisten, dass so archiviert, dass ein Schreibzugriff technisch ausgeschlossen wird. Dies ist gerade für die Steuerprüfung von hoher Bedeutung

Deshalb können Kanzleien mit einem DMS auch die Voraussetzung schaffen, mit der ein Umstieg auf die ganzheitliche digitale Mandatsbearbeitung optimal gelingt.

Das passende DMS: Ein Wegweiser

Damit die Auswahl eines passenden DMS-Anbieters gelingt, sollte eine Kanzlei als Einstieg die nachfolgenden fünf zentralen Aspekte für sich klären mit dem jeweiligen Anbieter besprechen:

01. Ziel und Zweck des DMS

Wie soll das DMS genau die Arbeit in der Kanzlei erleichtern? Sollen nur Dokumente revisionssicher archiviert werden und damit leichter auffindbar sein? Oder sollen sämtliche Bearbeitungsschritte, Zuständigkeiten und Fristen mit abgebildet werden?

02. Zugriffsrechte

Welche Mitarbeiter sollen in welchem Maße Zugriff auf das DMS erhalten? Nur die Mitarbeiter oder auch die Mandanten? In letzterem Fall empfiehlt sich aufgrund von deutlich höheren Haftungsrisiken und zur Reduzierung des eigenen Administrationsaufwands in jedem Fall eine Verlagerung der gesamten Daten in eine sichere Cloudlösung.

03. Eingliederung in IT-Infrastruktur

Wie lässt sich das DMS in die gesamte IT-Infrastruktur der Kanzlei eingliedern? Am einfachsten ist sicherlich, auf eine integrierte Lösung Ihres Kanzleisoftwareanbieters zu setzen. Allerdings können Fremdsysteme einen höheren Funktionsumfang bei gleichzeitig günstigerem Preis bieten.

04. Betreuung der Einführung

Wer betreut die Einführung? Für Kanzleiinhaber ist der damit verbundene zeitliche Aufwand wahrscheinlich zu hoch. Deshalb könnte diese Aufgabe an einen IT-affinen Mitarbeiter delegiert werden.

05. Umfang der Einführung

Was soll die DMS-Einführung zusätzlich abdecken? Sollen z. B.  auch Altdokumente gescannt und digital archiviert werden – das ist ein erheblicher Aufwand – oder kommt das DMS nur bei den laufenden, aktuellen Aufträgen zum Einsatz?

Wenn diese Fragen vorab geklärt werden, können die Angebote auf dem Markt besser eingeschätzt und am Ende eine sinnvolle Entscheidung getroffen werden. Ein DMS führt dann nicht zu einem Mehr an Verwaltungsaufwand, sondern ist eine echte Arbeitserleichterung für Kanzlei und Mandant.


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