Digitales Belegmanagement: Morgenstund‘ hat Gold im Mund!

Digitales Belegmanagement: Morgenstund‘ hat Gold im Mund!

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Alle notwendigen Belege und Informationen von Mandanten rechtzeitig und vollständig zur Bearbeitung in der Kanzlei – ein Traum jeder Kanzlei für das Belegmanagement, oder?

Die Digitalisierung scheint diesen Traum wahr zu machen: Jeder Beleg wird vom Mandant nur einmal eingescannt oder hochgeladen – und geht dann nicht mehr verloren. Oder wird sogar direkt als eRechnung bereitgestellt.

Digitale Rechnung
kebox / Fotolia

Und mittlerweile verfügt die von Unternehmen – also respektive von Ihren Mandanten – eingesetzte Software wie z. B. Lexoffice, Exact oder Scopevisio ja bereits über Schnittstellen zur Kanzleisoftware und zum Online-Banking, so dass der Workflow für den Belegaustausch gesichert ist.

Oft genug aber ist das Belegmanagement in der Kanzlei immer noch recht aufwändig:

  • Die vom Mandanten hoch geladenen Belege und Dokumente müssen häufig noch „per Hand“ in die Kanzleisoftware importiert werden – auch wenn diese Vorgänge immer mehr vereinfacht werden.
  • Mandanten nutzen zudem oft verschiedene digitale Wege in die Kanzlei – und das sogar innerhalb einer Buchführung. Da kommen Belege per Mail, per App, über das Portal und/ oder über eine Schnittstelle.

Wie kann es Ihnen gelingen, den Eingang sowie die Verwaltung der digitalen Belege langfristig effizient zu gestalten?

In großen Konzernen wird hierfür bereits Software eingesetzt, die automatisch alle Eingangskanäle überwacht und über ein lernendes System die Belege „automatisch“ dahin schiebt, wo sie gebraucht werden. Man nennt das „Digitale Posteingangsassistenten“.

Für viele Steuerberatungskanzleien ist die Anschaffung einer solchen Software schon allein aufgrund der Kosten uninteressant.

Daher mein Tipp: Schaffen Sie bereits jetzt in Ihrer Kanzlei eine entsprechende „analoge“ Position: Den Posteingangsassistenten in Person einer Ihrer Mitarbeiter/innen!

Sie/er digitalisiert dabei nicht „einfach nur“ die Papierpost, sondern spezialisiert sich langfristig darauf, gerade die digitalen Eingangskanäle zu überwachen und stellt den Fachmitarbeitern die Belege dann dort zur Verfügung, wo mit der Bearbeitung sofort begonnen werden kann.

Bei Ihren Fachkräften schafft das zeitliche Freiräume – und sorgt gleichzeitig für eine einheitliche, papierlose Bearbeitung in der gesamten Kanzlei. Zudem muss nicht mehr jede Fachkraft  bis in die Tiefen der technischen Systeme einarbeiten.

Langfristig können Sie damit auch die Kommunikation mit Ihren Mandanten aktiv steuern: Denn Sie können leichter auswerten (lassen), welche digitalen Kommunikationskanäle Ihre Mandanten vorzugsweise nutzen!

Diese können Sie dann ausbauen und aktiv als „Hauptkanäle“ anbieten.

Und hier ein Beispiel für ein Anschreiben, um Ihre Mandanten hierfür zu gewinnen:

„Für Sie auf Empfang – unsere Kommunikationsplattform … für Sie

Einen schönen guten Tag Frau/ Herr Mandant,

schon seit einiger Zeit haben Sie bei uns die Möglichkeit, Belege und Informationen auf verschiedenen Wegen „online“ an uns zu übermitteln. Uns freut, dass unsere Mandanten diese moderne und einfache Möglichkeit immer öfter nutzen.

Wir haben nun unsere Erfahrungen, die wir und Sie als unsere Mandanten mit diesen neuen Lösungen gemacht haben, ausgewertet – und im Ergebnis nutzen Sie diese Angebote besonders häufig:

  • Plattform x
  • App y
  • Buchhaltungssoftware Z

Wir werden diese Lösungen als Standardsoftware für unsere Kommunikation mit Ihnen bzgl. Belegen und Informationen weiter pflegen und optimieren.

Ihr Vorteil: Sie haben für diese Lösungen – auch was die Integration dieser Lösungen in Ihren Unternehmensalltag betrifft – bei uns immer einen kompetenten Ansprechpartner.

Damit ist ein weiterer Schritt zur sinnvollen Digitalisierung unserer, aber auch Ihrer Geschäftsprozesse getan.

Bei Fragen zu diesem Thema können Sie sich gerne an unsere(n) Digitalisierungsbeauftragten (Manager…), Herrn/ Frau … wenden: Mail/ Tel ….“


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