Ihre digitalen Potenziale nutzen: So machen Sie den Anfang!

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„Wenn ich nur zwei Stunden Zeit hätte, um einen Baum zu fällen, würde ich die erste Stunde darauf verwenden, meine Säge zu schärfen.“ Abraham Lincoln

Für den digitalen Wandel brauchen Sie Zeit. Neue Programme und Anwendungen ausprobieren, Apps und Online-Tools kennen und nutzen lernen, Mandanten von der digitalen Zusammenarbeit überzeugen.

Doch in vielen Kanzleien sind Steuerberater und Mitarbeiter mit dem Tagesgeschäft noch so ausgelastet, die Schreibtische voll und die Abschlüsse 2016 lange nicht durch, dass bei der Frage „Und wann sollen wir das noch erledigen“ gern geseufzt wird.

Gründe, warum es JETZT wichtig und dringend ist, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen gibt es reichlich. Lesen Sie hier dazu beispielsweise „Die Beziehung Kanzlei – Mandant neu definiert“ oder „Die Digitalisierung: nicht nur ein Projekt, sondern ein Kulturwandel“.

Truffelpix / Fotolia

Deshalb hier ein ganz praktischer Tipp, wie Sie sich Zeit frei schaufeln, um digitale Kompetenz in der Kanzlei aufzubauen und Potenziale auszuschöpfen.

Der Praxis-Tipp

Setzen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern jetzt im August zusammen und stellen Sie folgende Frage:
„Für den Jahresabschluss xy (oder eine andere Aufgabe, die sich über einen gewissen Zeitraum hinzieht) haben wir letztes Jahr 30 Stunden gebraucht. Mir ist klar, dass es nicht wirklich geht, aber einfach mal angenommen, es würde funktionieren: was müsste bei den internen Arbeitsabläufen und –schritten aber auch bei der Kommunikation mit Mandanten usw.  geändert oder sogar nicht mehr gemacht werden, damit wir es in 5 Stunden schaffen? Wie können die in der Kanzlei eingesetzten Softwareprogramme oder auch neue Programme hierfür genutzt werden?“

Durch die Formulierung  „einfach mal angenommen“ nehmen Sie von vorneherein den „Druck“ raus und verhindern die oft typischen Abwehrhaltungen a la „1.000 Gründe, warum es sicherlich nicht klappt“. Ab diesem Punkt wird dann plötzlich über Lösungsmöglichkeiten nachgedacht.

Und wenn Sie mit Hilfe der ersten Ideen die Aufgabe künftig zwar nicht in 5, aber doch künftig vielleicht in 20 statt 30 Stunden erledigen und das auf alle anderen vergleichbaren Aufgaben übertragen, haben Sie reichlich Zeitfenster gewonnen – und können sich über die nächsten Maßnahmen Gedanken machen.

Das schöne ist: Wenn erst einmal ein Erfolgserlebnis da ist, fallen die nächsten Schritte umso leichter! Wichtig ist es, anzufangen!

Die fünf häufigsten Ziele

Übrigens,  das sind die fünf häufigsten Ziele, die in Kanzleien bei solch einem Workshop formuliert werden:

  1. Alle Informationen und Unterlagen liegen vor, wenn die Arbeit begonnen wird
  2. Selbst festgelegte Termine, die mit dem Team und den Mandanten kommuniziert und vereinbart sind
  3. Eine Aufgabe nach der anderen wird abgearbeitet
  4. Keine Unterbrechungen
  5. Es gibt einheitliche Systeme für gleichartige Aufgaben

Eliminieren Sie Ihre Zeitfresser und Störfaktoren jetzt, um neue Potenziale zu schaffen!

Doch wenn Sie dafür auch keine Zeit haben, viel Erfolg beim Weitersägen (am eigenen Erfolgsast).

 


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