Homeoffice: Lassen Sie den Datenschutz nicht zu kurz kommen!

Homeoffice: Lassen Sie den Datenschutz nicht zu kurz kommen!

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Aus Attraktivitätsgründen kommt kaum eine Kanzlei mehr daran vorbei, Ihren Mitarbeitern früher oder später zu ermöglichen, ganz oder teilweise vom Homeoffice aus zu arbeiten.

Dabei gibt es gerade aus datenschutzrechtlicher Sicht wichtige Aspekte zu beachten:

Zunächst sollte der Mitarbeiter hierfür ausschließlich IT nutzen, die ihm die Kanzlei zur Verfügung stellt. Der Zugang zur Kanzlei muss über eine verschlüsselte Verbindung erfolgen. Vergessen Sie nicht Drucker und ggf. Aktenschredder. Es sollte geregelt werden, wie der Mitarbeiter am Heimarbeitsplatz telefonisch zu erreichen ist. Moderne Telefonanlagen bieten hierfür entsprechende Lösungen an, so dass der Mitarbeiter unter einer Nebenstelle der Kanzlei telefonieren kann und erreichbar ist.

Der Homeoffice-Arbeitsplatz muss räumlich geeignet sein, so dass auch Familienmitglieder und Mitbewohner keinen Zugang zu Unterlagen bekommen können, schon gar nicht wenn diese der beruflichen Verschwiegenheit unterliegen. Am besten stellt man den Mitarbeiter hierfür einen abschließbaren Aktenkoffer oder ähnliches zur Verfügung, denn auch beim Transport von der Kanzlei zum Heimarbeitsplatz und zurück sind diese Unterlagen entsprechend zu verwahren.

Die Kanzleileitung sollte sich auf alle Fälle ein Zutrittsrecht zum Homeoffice-Arbeitsplatz einräumen lassen. Hierbei ist darauf zu achten, dass dieses Zutrittsrecht von allen Mietern eingeräumt wird. Zutritt zur Wohnung sollte allerdings nicht nur die Kanzleileitung sondern auch der Datenschutzbeauftragte der Kanzlei, der EDV-Administrator sowie die Fachkraft für Arbeitssicherheit und, falls vorhanden, der Betriebsrat der Kanzlei haben. Wie sonst soll z. B. der Datenschutzbeauftragte seiner Überwachungspflicht nachkommen, wenn er sich nicht vor Ort davon überzeugen kann, dass alle Vorgaben eingehalten werden.

All dies sollte zudem schriftlich geregelt sein. Am besten widmet man diesem Thema ein eigenes Kapitel im Datenschutzhandbuch oder der IT-Richtlinie der Kanzlei. Alle anderen Vorgaben, wie (Verbot der) Privatnutzung der IT, Passwortvorgaben, Virenschutz, Firewall und sonstige Sicherheitsaspekte unterscheiden sich im Grunde nicht von den Vorgaben, die auch bei der Arbeit in der Kanzlei zu beachten sind.

Mehr zum Thema erfahren Sie entweder von Ihrem Datenschutzbeauftragten oder in der Broschüre “Telearbeit in der Steuerberatungskanzlei” des DStV.


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