Digitalisierung der Kanzlei: ALLEINGANG? ODER GECOACHT?

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Es ist nun überall angekommen, dass die Digitale Transformation und damit schwerpunktmäßig auch die Automatisierung der Arbeitsprozesse in der Steuerberatungskanzlei alsbald umgesetzt werden muss. Neben den digitalen Lösungen, u. a. im Bereich der Finanz- und Lohnbuchhaltung, der Steuerdeklaration, bedarf es unter anderem auch einer elektronischen Aktenführung der Mandantenakten mithilfe eines revisionssicheren Dokumentenmanagementsystems.

Neben der Kanzlei müssen ebenso die Mandanten durch ihre Steuerberater bei der Implementierung der digitalen Prozesse und deren Unternehmen begleitet werden.

Der Steuerberater hat sich also mit vielen Fragestellungen, seine Kanzlei wie die der Mandanten betreffend, zu befassen.

In der Regel ist ein Steuerberater eher nicht im Bereich der EDV und IT ausgebildet und wird sich daher schwer tun, neben der technischen Umsetzung auch die Menschen, insbesondere seine Mitarbeiter und Mandanten, mitzunehmen und die Notwenigkeit wie auch Bedeutung der erforderlichen Veränderung im Rahmen der Digitalisierung nicht unbedingt überzeugend vermitteln können. Unter Umständen ist der Steuerberater selbst noch gar nicht überzeugt, gleichwohl verbunden mit dem Gefühl, dass durch das Umfeld und die Medien suggeriert wird, dass hier dringender Handlungsbedarf besteht, was letztendlich auch so ist. An dieser Stelle gewinnt man, wie in manch anderen Situationen seines Berufslebens, ggf. die Erkenntnis, dass man in eigenen Angelegenheiten schwach ist und nicht mehr den objektiven Blick für erforderliche Veränderungen hat. Gesehen wird ein großer Berg an zu bewältigenden Aufgaben, und es wird nicht erkannt, wie man sinnvoll mit der Umsetzung der mannigfaltigen Aufgaben und Herausforderungen beginnt. Es gilt wilden Aktionismus zu vermeiden und die notwendigen Schritte sinnvoll hintereinander umzusetzen und dabei insbesondere die Mitarbeiter für die erforderlichen Veränderungen zu gewinnen.

Fremde professionelle Hilfe kann hierbei eine sehr wertvolle Unterstützung sein. Diese Unterstützungen bieten unter anderem Wirtschaftscoaches an, die Sie als Kanzleiinhaber unterstützen und den Wechsel der bisherigen konventionellen Arbeitsweise in der Kanzlei auf eine zukunftsfähige, moderne und eine EDV- und IT-gestützte Arbeitsweise vorbereiten und begleiten.

Es sind einschneidende Veränderungen, für die der Kanzleiinhaber die Fahne vorweg tragen und das Changemanagement in seiner Kanzlei überzeugend und kraftvoll umsetzten muss, was wiederum nur gelingt, wenn die Mitarbeiter der Kanzlei die Notwenigkeit erkennen und die Veränderung mittragen und unterstützen.

In der Regel gibt es in der einzelnen Steuerberatungskanzlei einen repräsentativen Querschnitt der einzelnen Mitarbeiter, insbesondere auch altersbedingt und was Offenheit für Veränderungen angeht. Die einen Mitarbeiter möchten an bisherigen Arbeitsweisen insbesondere mit Papier festhalten und die anderen öffnen sich der vollen papierlosen digitalen Arbeitsweise sehr schnell und lernen auch damit entsprechend schnell und effektiv umzugehen. Es sind aber gerade die ersteren Menschen und unsere Mitarbeiter, die wir mitnehmen müssen, um damit letztendlich auch unserer Verantwortung gerecht zu werden, diese Mitarbeiter für den zukünftigen Arbeitsmarkt zu befähigen und die Überzeugung der Notwendigkeit der Veränderung zu schaffen. Der Kanzleiinhaber ist oft der Prophet im eigenen Dorf, der unter Umständen von dem Mitarbeiter nicht gehört wird. Der Coach als außenstehender Dritter, der professionell und didaktisch die Mitarbeiter an die Themen heranführt, hat eine andere Durchschlags- und Überzeugungskraft.

Meine Erfahrungen mit dem Coaching der Mitarbeiter und meiner selbst zum Thema Change Management sind durchweg ausgesprochen positiver, und insoweit kann ich mit voller Überzeugung die Empfehlung aussprechen, ein professionelles Coaching bei der Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen im Rahmen der Digitalisierung in Erwägung zu ziehen.


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