Arbeiten ohne Grenzen: „Ich kann immer und überall“

Beitrag als PDF herunterladen

Ein großer Vorteil der Digitalisierung besteht darin, dass die Informationen, die für die tägliche Arbeit benötigt werden, digital zur Verfügung stehen. Diese Daten liegen auf einem Server oder in einer Cloud. Dort sind mindestens die Dateien gespeichert, die mittels der vom Steuerberater eingesetzten Software erarbeitet wurden. U.a. die Daten der Mandanten, erstellt mit MS Office, Software für Rechnungswesen, Lohn, Steuern und viele andere mehr.

Sinnvoll ergänzt – insb. um den Datenbestand der Mandanten abzurunden und  zu vervollständigen – mit einem Dokumentenmanagementsystem, in dem sämtliche Korrespondenz der einzelnen Mandanten, Steuerbescheide/Verwaltungsakte, Verträge und sonstige Unterlagen gespeichert werden. Das Ergebnis ist die elektronische Mandantenakte, die die klassische DIN-A4-Papier-Akte ablöst.

Selbst wir – die selbst und ständig arbeitenden Steuerberater – neigen dazu, irgendwann einmal Feierabend, Wochenende und Urlaub zu machen. In dem Moment, in dem wir das Büro verlassen, bleiben die Mandantendaten – zumindest bisher – zurück oder wir nehmen Berge an Papier und Akten zur Bearbeitung am Wochenende mit nach Hause oder gar in den Urlaub mit.

Diese Zeiten sind mit zunehmender Digitalisierung der Datenbestände vorbei.

Mittels einer VPN-Verbindung, eines Token oder auf eine andere Art und Weise können wir uns mit dem häuslichen PC oder Laptop auf die Kanzlei aufschalten, soweit in dem Umfeld außerhalb der Kanzlei eine LAN- oder WLAN- bzw. eine Mobilnetzverbindung vorhanden ist.

Uns steht sodann der gewohnte PC-Arbeitsplatz wie in der Kanzlei und damit der vollständige Datenbestand des Mandanten zur Bearbeitung zur Verfügung. Nicht nur in einer unter Umständen arbeitsbelasteten freien Zeit: Sondern auch während Mandantenterminen bzw. in Mandatsangelegenheiten zum Beispiel bei der Bank, dem Rechtsanwalt oder Notar etc.

Auch dringende Mandantenangelegenheiten können von jedem Ort dieser Welt, der eine entsprechende technische Infrastruktur hat, durch den Zugriff auf den digitalen Datenbestand des Mandanten erledigt werden.

Umfangreiche Ausarbeitungen, Stellungnahmen oder Schriftsätze können per Mail abgesetzt werden oder besser noch mittels digitalem Diktieren in das Kanzleisekretariat gesendet werden, so dass anschließend das via Mail überlassene oder in DMS zur Einsicht abgelegte Dokument nur noch zum Versand freigegeben werden muss.

Am Wochenende und abends ist das Sekretariat in der Regel nicht besetzt, so dass ein Diktierprogramm mit Spracherkennung die Arbeit abnehmen kann.

Es ist Lebensqualität zu Hause arbeiten zu können, bei Bedarf, nach Lust und Laune, im Urlaub, damit der Schreibtisch nicht überläuft und der Mandant den Servicegedanken verspürt, der in dem digitalen Dienstleistungszeitalter, erbracht durch menschliche Hand, an besonderer Bedeutung gewinnt und ein wesentlicher Beitrag zur Mandantenbindung ist.

Auf die einzelnen Module wie DMS, elektronische Zugänge auf den Server der Kanzlei, digitale Diktiersysteme und –Apps werde ich laufend in Folgebeiträgen eingehen.

 


Dies könnte Sie auch interessieren:

Beitrag als PDF herunterladen

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.