FiBu-Prozesse: Der Digitalisierung durch Digitalisierung ein Schnippchen schlagen

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Gerade in der Buchhaltung und insbesondere bei den Monatsabschlüssen wird nach meiner Einschätzung der Druck auf die Qualität der Arbeitsergebnisse durch die Digitalisierung von zwei Seiten zunehmen – und hier lesen Sie auch, wie Sie darauf reagieren können.

Aber zunächst: Was kommt auf Sie zu?

Zum einen wird die Digitalisierung Schwächen in den Arbeitsergebnissen in der Buchhaltung und insbesondere beim „Monatsabschluss“ deutlicher und schneller zutage fördern als dies bisher der Fall war.

Zum anderen werden gerade diese Schwächen mit wesentlich härteren Konsequenzen als bisher belegt sein:

Denn die GoBD bestimmen, dass die Buchführung eines Unternehmens bis zum 30. des Folgemonats festgeschrieben werden muss. Wer gegen diese und andere Pflichten verstößt, wird sich im Rahmen der nächsten Betriebsprüfungen mit Hinzuschätzungen konfrontiert sehen, die bei einer Erstellung der Buchführung durch den Steuerberater zu Schadensersatzansprüchen führen und die darüber hinaus die jeweilige Mandatsbeziehung nachhaltig gefährden.

Behalten Sie daher bei Ihren Fibu-Prozessen den Anteil der „Reparaturakte“ für unterjährige Buchungsungenauigkeiten im Blick: Denn hier kann die „Verschwendung“ von knappen Personalressourcen zunehmen, wenn steuerlich und handelsrechtlich relevante Lebenssachverhalte immer öfter mehrmals angefasst werden.

Meine konkreten Tipps:

  1. Vor allem die Mitarbeiter selbst sollten die Verbesserung der monatlichen Buchführungsqualität als wichtiges Aufgabengebiet übertragen bekommen.
  2. Setzen Sie sich intensiv mit den Inhalten der GoBD auseinander – denn sie bieten auch Chancen: Zum Beispiel wird der „10.“, der ja in jeder Kanzlei aus Mitarbeitersicht mit einem hohen Anteil an Buchführungsaktivitäten oft ein stressbehaftetes „Schreckensdatum“ ist, eben diese Schrecken verlieren. Warum? Grundsätzlich ist nicht zu beanstanden, dass Mandanten ihre Belege zeitnah und arbeitstäglich z. B. in die Cloud laden. Schuhkarton oder Pendelordner hätten damit ausgedient!
  3. Machen Sie als Kanzleiinhaber eine klare Ansage, dass alle Arbeitsprozesse der Kanzlei und insbesondere die Fibu-Prozesse künftig – soweit möglich – digitalisiert werden und treiben Sie dies dann auch voran. Keine Sorge: Die bislang gern bemühte Ausweichargumentation, die Mandanten würden sich gegen digitalisierte Lösungen sperren, wird kaum noch ziehen: Denn auch der vielzitierte „kleine Handwerker“ wird künftig von seinen Lieferanten digitalisierte Belege erhalten und insbesondere die nachwachsende Mandantengeneration der „Digital Natives“ wird zunehmend eine digitale Belegverarbeitung durch ihren Steuerberater erwarten.

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